Tapahtuma on tilaisuus

Tapahtuma identifioituu nimensä kautta. Usein jo tapahtuman nimi kertoo, mistä tapahtumassa on kyse.  Tapahtuman järjestäminen voidaan karkeasti jakaa kolmeen osaan: ennen tapahtumaa tapahtuman aikanatapahtuman jälkeen tehtäviin toimenpiteisiin.      

Ennen tapahtumaa olisi hyvä kuvata yksinkertaisilla kysymyksillä tapahtuman rakennetta:
Mitä me tällä tapahtumalla tavoittelemme?
Tapahtumapaikka?
Ketkä meidän kohderyhmiä ovat?
Mitkä ovat resurssit?

Tavoitteen asettamisesta lähtee kaikki liikkeelle. Tähän sidotaan käytettävissä olevat resurssit ja tapahtuman budjetti mukaan.  Usein taustalla tikittää myös organisaation vuosikello, johon tapahtumat on allokoitu, joko kausittain toistuvina tai satunnaisina. Tyypillisesti loppukevät ja syksy ovat tapahtumarikasta aikaa.   

verkostoitumistaII

Mikä sitten toimii tapahtuman alustana, onko merkitystä sillä, missä tapahtuma tapahtuu? Toki. Digi-aikana on hyvä lähteä siitä olettamuksesta, että jopa tärkein osa tapahtumaa on osallistujille annettu mahdollisuus verkostoitumiseen. Tapahtumapaikka ja tilakysymys nousevat tällöin ratkaiseviksi tapahtuman kokonaisuuden kannalta. Tilojen tulee olla muunneltavia sekä tarjota kokonaisinfraltaan riittävät puitteet. Tilojen muunneltavuudessa yhtenä määräävänä tekijänä on myös tapahtuman tarjoilut.

Kohderyhmä valikoituu tapahtuman mukaan. Usein tapahtumalla on valmis kutsuttavien joukko, mutta myös uusasiakashankinta on tärkeä pitää mielessä. Osa organisaatioista järjestää tapahtumia vain sisäisesti, mutta tässäkin oman osaamisen vieminen toisten tietoisuuteen esim. asiakasiltojen merkeissä on huomionarvoista.

Tapahtuman ei aina tarvitse olla pelkästään asiapitoinen. Yhä enemmän ovat yleistyneet AfterWorkit, joihin osallistumiskynnystä halutaan pitää matalana. Ei virallisia kutsuja, ei kutsuttaviakaan varsinaisesti, riittää kun esitetään avoin kutsu, tarjotaan tila sekä pidetään ovi avoinna tulijoille.

Tapahtuman ei ole tarkoitus jäädä mieliin kertaluonteisena. Hyvä tapa on kysyä palautetta tai vähintään antaa siihen mahdollisuus.  Kertaluonteiseksikin suunniteltu tapahtuma voi saada jatkoa ja se voidaan toteuttaa saadun palautteen perusteella ihan uudella twistillä. Tai mitäpä jos vähintään lisätään seuraavaan tapahtumaan vielä enemmän aikaa verkostoitumiselle. Se palkitaan.

 

Terhikki Saari

Kirjoittaja työskentelee Turun yliopistossa vaikuttavuus-yksikössä koordinaattorina.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s